„Wir digitalisieren unsere Akten“ klingt nach einem Mammutprojekt, für…
„Wir digitalisieren unsere Akten“ klingt nach einem Mammutprojekt, für das nie der richtige Zeitpunkt kommt.
Muss es aber nicht sein. Der Weg vom Papierstapel zur digitalen Akte gelingt am besten in überschaubaren Schritten:
Schritt 1 – Bestand sortieren
Erst klären, was überhaupt digital werden soll. Aktive Akten zuerst, Archiv später. Was rechtlich in Papierform bleiben muss, bleibt – das ist von Anfang an klar.
Schritt 2 – Struktur festlegen
Eine einheitliche Ablage- und Benennungslogik, bevor das erste Blatt gescannt wird. Sonst entsteht digital genau das Chaos, das man analog loswerden wollte.
Schritt 3 – Laufende Akten digital führen
Neue Vorgänge konsequent digital anlegen. So wächst der digitale Bestand mit der täglichen Arbeit, ohne Sonderaufwand.
Schritt 4 – Altbestand nachziehen
Das Archiv Stück für Stück digitalisieren – planbar und ohne den Betrieb zu blockieren.
Wichtig ist nicht das Tempo, sondern die Richtung. Schon Schritt 3 allein spart spürbar Zeit, lange bevor das letzte Archivblatt gescannt ist. Sie überlegen, wie ein solcher Fahrplan in Ihrer Kanzlei aussehen könnte? Antworten Sie auf diesen Post oder mit DM – wir entwerfen ihn gemeinsam, passend zu Ihrem Tempo. (Fachliche Einordnung, keine Rechtsberatung.)
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